La constancia de ejecutoria es el documento que certifica que su sentencia quedó en firme, es decir, que ya no admite recursos y que la entidad condenada debe cumplirla. Se solicita ante la secretaría del despacho judicial que tramitó el proceso y es uno de los documentos indispensables para cobrar una sentencia contra el Estado.

Muchos beneficiarios celebran el fallo favorable, pero no saben que sin este documento el trámite de pago no puede avanzar. En este artículo le explicamos qué significa la ejecutoria, dónde pedir la constancia y qué ocurre si su sentencia todavía no está en firme.

¿Qué significa que una sentencia esté ejecutoriada?

Una sentencia está ejecutoriada cuando ya no puede ser discutida dentro del mismo proceso. Según las reglas procesales (artículo 302 del Código General del Proceso), esto ocurre cuando han pasado los días para presentar recursos sin que nadie los interponga, o cuando se resolvieron los recursos que se presentaron.

En términos sencillos: es el momento en que la decisión del juez se vuelve definitiva. Desde entonces, la condena es exigible y la entidad debe empezar a cumplirla.

Ejecutoria en primera y segunda instancia

Si ninguna de las partes apeló el fallo de primera instancia, es esa decisión la que queda en firme. Si hubo apelación, la sentencia queda en firme cuando se notifica y queda en firme la decisión de segunda instancia.

Por eso, es importante revisar cuál es la última providencia del proceso. La fecha que aparece en la constancia debe corresponder a esa decisión final.

¿Por qué es tan importante la fecha de ejecutoria?

La fecha de ejecutoria es el punto de partida de varios plazos. El artículo 192 del CPACA establece que las condenas en dinero contra entidades públicas deben cumplirse en un plazo máximo de diez meses contados desde la ejecutoria de la sentencia.

Además, desde ese mismo día las sumas reconocidas empiezan a generar intereses moratorios, de acuerdo con los artículos 192 y 195 del mismo código.

¿Dónde se solicita la constancia de ejecutoria de una sentencia?

La constancia de ejecutoria se solicita a la secretaría del juzgado o tribunal donde reposa el expediente. Normalmente, cuando el proceso termina en segunda instancia, el expediente regresa al despacho de primera instancia, y es allí donde se expide el documento.

El trámite suele ser sencillo:

Presente una solicitud escrita indicando el número de radicado del proceso, el nombre de las partes y el documento que necesita.
Envíela por el correo electrónico oficial del despacho o radíquela en la ventanilla correspondiente. La Ley 2213 de 2022 permite adelantar estas actuaciones por medios digitales.
Si también necesita copias de las sentencias, solicítelas en la misma petición.

Dependiendo de lo que pida, puede generarse un pago por la expedición de copias, según el arancel judicial vigente.

¿Quién puede pedir la constancia?

Puede solicitarla el apoderado del proceso o la persona que actuó como parte. En la práctica, la mayoría de beneficiarios lo hace a través de su abogado, quien conoce el radicado y tiene acceso al expediente.

¿Qué debe revisar cuando reciba la constancia?

Antes de usarla, verifique que el número de radicado, los nombres de las partes y la fecha de ejecutoria coincidan con las sentencias. Un error en estos datos puede generar devoluciones cuando radique la cuenta de cobro ante la entidad.

¿Qué pasa si mi sentencia todavía no está ejecutoriada?

Si su sentencia todavía no está en firme, la condena aún no es exigible. Esto significa que no puede presentar una solicitud de pago completa ante la entidad y que el plazo de diez meses todavía no ha empezado a correr.

Las razones más comunes son:

Hay un recurso pendiente de resolver, como una apelación.
La notificación de la sentencia no se ha completado.
El expediente está en trámite de devolución entre despachos.

En estos casos, lo recomendable es pedirle a su abogado que consulte el estado del proceso y le indique en qué etapa se encuentra. Mientras el fallo no esté en firme, el siguiente paso del cobro debe esperar.

La ejecutoria y el plazo de tres meses para cobrar

Hay un detalle que muchos beneficiarios desconocen. El artículo 192 del CPACA señala que, si pasan tres meses desde que la sentencia quedó en firme sin que los beneficiarios acudan a la entidad a cobrar, se suspende la causación de intereses hasta que presenten la solicitud.

Por eso, apenas obtenga la constancia de ejecutoria, conviene avanzar con la radicación de la cuenta de cobro. Esperar demasiado puede afectar el valor que finalmente reciba.

¿Qué tiene que ver la ejecutoria con negociar su sentencia?

Conactivos analiza la negociación de derechos económicos únicamente cuando la sentencia está ejecutoriada y la cuenta de cobro ya fue radicada ante la entidad responsable. La constancia de ejecutoria es, por tanto, uno de los primeros documentos que se revisan.

Con ese documento, junto con las sentencias y la cuenta de cobro radicada, Conactivos analiza el expediente para determinar si cumple con las condiciones necesarias para presentar una propuesta.

Preguntas frecuentes

¿Es lo mismo la notificación que la ejecutoria?

No. La notificación es el acto por el que las partes conocen la sentencia. La firmeza llega después, cuando vence el término para presentar recursos o cuando estos se resuelven. Una sentencia puede estar notificada y todavía no estar en firme.

¿Puedo pedir la constancia de ejecutoria por correo electrónico?

Sí. La mayoría de despachos judiciales reciben solicitudes por su correo institucional. Incluya el radicado completo y los datos de las partes para evitar demoras en la respuesta.

¿Qué hago si la constancia tiene un error?

Solicite al mismo despacho la corrección del documento, indicando con precisión el dato equivocado. No radique la cuenta de cobro con una constancia que tenga errores, porque la entidad puede devolverla.

¿Mi abogado puede solicitar la constancia por mí?

Sí. El apoderado reconocido en el proceso puede pedirla directamente. De hecho, es lo más habitual, porque conoce el expediente y el canal de comunicación con el despacho.

¿La entidad me paga solo con la constancia?

No. Este documento es uno de los requisitos. La entidad también solicita, entre otros, copia de la sentencia, documentos de identificación, certificación bancaria y, si actúa por medio de abogado, un poder con facultad para recibir dinero.

Conclusión

La constancia de ejecutoria es la prueba de que su sentencia quedó en firme y de que la entidad está obligada a pagar. Obtenerla a tiempo le permite radicar la cuenta de cobro, iniciar el conteo de los plazos legales y evitar que se suspendan los intereses.

Si su sentencia ya está en firme y la cuenta de cobro está radicada, también puede evaluar alternativas frente a la espera del pago. Conactivos analiza cada expediente de manera individual para determinar si es posible presentar una propuesta por sus derechos económicos.

¿Ya tiene su constancia de ejecutoria y su cuenta de cobro radicada? Solicite el análisis de su sentencia con Conactivos y conozca si su caso puede recibir una propuesta.

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