Los documentos básicos que debe anexar a la cuenta de cobro son: copia de la sentencia con su fecha de ejecutoria, identificación de los beneficiarios, certificación bancaria, poder con facultad para recibir dinero (si actúa por medio de abogado) y los demás que exija el contenido de la condena. Así lo establece el Decreto 2469 de 2015.

Una solicitud incompleta es una de las principales causas de retrasos. En este artículo le explicamos cada requisito, para qué sirve y qué errores debe evitar.

Lista de documentos según el Decreto 2469 de 2015

El artículo 2.8.6.5.1 de este decreto enumera los requisitos de la solicitud de pago:

Datos de los beneficiarios: identificación, teléfono, correo electrónico y dirección.
Copia de la sentencia o conciliación, con la correspondiente fecha de ejecutoria.
Poder, cuando se actúe por medio de apoderado, que incluya expresamente la facultad para recibir dinero.
Certificación bancaria expedida por la entidad financiera, con el número de cuenta.
Copia del documento de identidad de la persona a cuyo favor se ordena el pago.
Otros documentos que sean necesarios por el contenido de la condena.

Cada entidad puede tener formatos propios. Revise siempre su página oficial antes de radicar.

¿Para qué sirve cada documento?

Sentencias y constancia de ejecutoria

Demuestran que existe una condena en firme y permiten a la entidad conocer exactamente qué debe pagar y a quién. Incluya la sentencia de primera instancia y, si hubo apelación, la de segunda.

Poder con facultad para recibir

Si su abogado va a recibir el pago, el poder debe decirlo de forma expresa. Un poder general para el proceso no siempre basta para esta etapa.

Certificación bancaria

Indica la cuenta a la que la entidad consignará el dinero. Debe estar a nombre de la persona autorizada para recibir el pago.

Documentos de identidad

Permiten verificar que quien cobra es efectivamente el beneficiario reconocido en la sentencia.

Documentos adicionales según el caso

Dependiendo de la situación, la entidad puede pedir requisitos adicionales:

Registros civiles que acrediten parentesco, cuando la sentencia reconoce perjuicios a familiares.
Documentos de sucesión, si un beneficiario falleció.
Documentos de representación, si hay menores de edad o personas con apoyos.
Contrato de cesión y su notificación, si los derechos fueron negociados.

Errores frecuentes al radicar

Estos son los errores que más generan devoluciones:

Poder sin la facultad expresa para recibir dinero.
Certificación bancaria a nombre de una persona distinta a la autorizada.
Nombres o números de cédula que no coinciden con la sentencia.
Constancia de ejecutoria con datos equivocados.
Faltantes de alguno de los beneficiarios.

Una revisión cuidadosa antes de radicar le puede ahorrar meses.

¿Por qué importa tanto que la solicitud esté completa?

Porque, según el Decreto 2469 de 2015, cuando se suspende la causación de intereses, estos solo se reanudan cuando la solicitud se presenta con la totalidad de los requisitos. Además, una solicitud incompleta puede retrasar la gestión del pago.

Los documentos y el análisis de Conactivos

Los documentos que Conactivos solicita para analizar una posible negociación son muy similares: sentencia de primera instancia, sentencia de segunda instancia cuando corresponda, constancia de ejecutoria, cuenta de cobro radicada y turno de pago cuando esté disponible.

Si ya organizó su carpeta para la entidad, tiene casi todo listo. Conactivos analiza el expediente para determinar si cumple con las condiciones necesarias para presentar una propuesta, y puede pedir soportes adicionales según el caso.

Preguntas frecuentes

¿Debo entregar copias auténticas?

Las reglas actuales favorecen el uso de archivos digitales y copias simples en muchos trámites. Sin embargo, cada entidad define sus requisitos, así que verifíquelo antes de radicar.

¿Cuánto tiempo de vigencia debe tener la certificación bancaria?

No hay una regla única. Muchas entidades piden que sea reciente. Si su solicitud lleva tiempo radicada, es posible que le pidan actualizarla antes del pago.

¿Qué hago si la entidad me pide un documento que no tengo?

Pregunte por escrito qué documento exactamente necesita y para qué. Su abogado puede ayudarle a obtenerlo o a explicar por qué no aplica a su caso.

Conclusión

Tener los documentos completos y correctos es la mejor forma de que su cuenta de cobro avance sin devoluciones. Revise cada uno contra la sentencia antes de radicar.

Con esa misma carpeta, puede solicitar que Conactivos analice su caso para determinar si es posible presentarle una propuesta por sus derechos económicos.

¿Ya tiene sus documentos listos? Envíelos a Conactivos y solicite el análisis de su sentencia.

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