La constancia de ejecutoria se solicita en la secretaría del juzgado o tribunal donde se encuentra el expediente de su proceso. Basta con enviar una petición escrita, por correo electrónico o en ventanilla, con el número de radicado y los nombres de las partes.

Este documento es indispensable para cobrar su sentencia, pero muchos beneficiarios no saben a qué despacho dirigirse ni qué escribir en la petición. En esta guía le explicamos paso a paso cómo pedirla y le dejamos un modelo que puede adaptar.

¿En qué despacho debo pedir la constancia?

Debe pedirla en el despacho que tiene el expediente en ese momento. Por regla general, es el juzgado o tribunal que dictó la sentencia de primera instancia.

Si su proceso tuvo apelación, el expediente sube al tribunal o al Consejo de Estado y, una vez resuelto el recurso, regresa al despacho de origen. Es allí donde normalmente se expide el documento, después de que el expediente es devuelto.

¿Cómo saber dónde está el expediente?

Puede consultarlo en la plataforma de consulta de procesos de la Rama Judicial con el número de radicado de 23 dígitos. Allí verá las últimas actuaciones y el despacho que tiene el proceso. Su abogado también puede confirmarlo.

Paso a paso para solicitar la constancia

Ubique el radicado completo del proceso y el nombre exacto del despacho.
Busque el correo institucional del juzgado o tribunal en la página de la Rama Judicial.
Redacte la solicitud indicando qué necesita y para qué.
Adjunte su documento de identidad o, si actúa por medio de abogado, el poder.
Envíela y guarde el comprobante de envío.

La Ley 2213 de 2022 permite adelantar estas actuaciones por medios digitales, así que en la mayoría de casos no tendrá que desplazarse al despacho.

¿Quién puede hacer la solicitud?

Pueden pedirla las partes del proceso y sus apoderados. Si usted es beneficiario y tiene abogado, lo más práctico es que él haga la solicitud, porque conoce el expediente y está reconocido en el proceso.

Si su abogado ya no lo representa, puede hacer la petición directamente como parte, indicando sus datos de identificación.

¿Cuánto tarda el despacho en expedir la constancia?

No existe un tiempo único. Depende de la carga de trabajo del despacho y de si el expediente ya regresó de segunda instancia. Si pasan varias semanas sin respuesta, puede reiterar la solicitud o pedir a su abogado que haga seguimiento.

¿Tiene algún costo?

Este documento es un trámite de secretaría. Si además solicita copias de las sentencias, puede generarse un pago según el arancel judicial vigente. Consulte en el despacho el valor y la forma de pago.

Qué revisar cuando reciba la constancia

Antes de usarla, verifique:

Que el número de radicado coincida con el de las sentencias.
Que los nombres de las partes estén bien escritos.
Que la fecha de ejecutoria corresponda a la última decisión del proceso.
Que el documento tenga la firma o el mecanismo de validación del despacho.

Un error en el documento puede hacer que la entidad devuelva su cuenta de cobro. Si encuentra uno, pida la corrección al mismo despacho antes de radicar.

¿Para qué más sirve este documento?

Además de ser un requisito para cobrar ante la entidad, la constancia es uno de los documentos que Conactivos solicita para analizar una posible negociación de derechos económicos.

Para ese análisis, la sentencia debe estar ejecutoriada y la cuenta de cobro radicada. Con esos documentos, Conactivos analiza el expediente para determinar si cumple con las condiciones necesarias para presentar una propuesta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir la constancia por WhatsApp o por teléfono?

No. La solicitud debe hacerse por los canales oficiales del despacho, normalmente su correo electrónico institucional o la ventanilla. Así queda registro de la petición.

¿La constancia digital sirve para radicar la cuenta de cobro?

En general, sí. Los documentos expedidos electrónicamente por los despachos tienen validez. Aun así, verifique los requisitos de la entidad ante la que va a radicar.

¿Qué hago si el despacho me dice que el expediente no ha regresado?

Pida que le informen dónde se encuentra y solicite al despacho que lo tenga que agilice la devolución. Su abogado puede hacer este seguimiento.

¿Necesito una constancia por cada beneficiario?

No. El documento se refiere a la sentencia, no a cada persona. Un mismo documento sirve para todos los beneficiarios del proceso.

Conclusión

La constancia de ejecutoria se pide en la secretaría del despacho que tiene el expediente, con una solicitud sencilla que puede enviar por correo electrónico. Revisarla con cuidado le evitará devoluciones cuando radique la cuenta de cobro.

Si ya tiene su sentencia ejecutoriada y la cuenta de cobro radicada, Conactivos puede analizar su caso para determinar si es posible presentarle una propuesta por sus derechos económicos.

¿Ya tiene su constancia? Solicite el análisis de su sentencia con Conactivos.

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