Adicional a los documentos exigidos por ley que deben acompañar la cuenta de cobro firmada con presentación personal ante Notario, ud debe aportar lo siguiente en cada evento para evitar suspensión de intereses o no pago:

1. Ratificación de poder o nuevo poder: Si en el transcurso del proceso judicial o del trámite de la solicitud de pago, el beneficiario menor cumple la mayoría de edad.

• Acta de defunción y Escritura pública de adjudicación: En caso de fallecimiento de algún beneficiario de la sentencia o conciliación, sus herederos deberán aportar estos documentos para poder recibir el pago, De lo contrario, la entidad consignará lo que le corresponde al causante a órdenes del Despacho judicial correspondiente.

• La liquidación de la  sucesión se debe realizar  con base en el salario  del año en que la sentencia o conciliación quedó ejecutoriada.

• Paz y salvo de honorarios: Si es el beneficiario quien está cobrando directamente o a  través de abogado distinto al que aparece en la constancia emitida por el Despacho con el poder vigente, o si le ha sido revocado o sustituido el poder para el momento del cobro.

• Auto que aprueba la liquidación del incidente: En los eventos que se condena en abstracto, deberá aportarse a la cuenta de cobro, de lo contrario no será reconocido dicho valor.

• Auto que liquida costas procesales: Debe radicarse para que la entidad condenada le reconozca el pago  junto con la condena impuesta en la sentencia.

• Correcciones, adiciones o aclaraciones de la sentencia o conciliación: Estas se deben solicitar siempre que sea necesario y radicarse ante la entidad. Aun cuando esta no lo pida en su momento, lo hará cuando llegue el turno de pago: Corregir nombres o valores, o la entidad condenada (CGP – Art. 286); adicionar beneficiarios que se omitieron o valores que dejaron de reconocerse (CGP – Art. 287); aclarar el Código aplicable para la liquidación (CGP – Art. 285), etc.

• En el primer caso, el artículo 286 del Código General del Proceso, señala que se pueden solicitar en cualquier momento. Es importante revisar que los nombres  de los beneficiarios estén conforme se encuentran en el documento de identidad.

• Pero para las adiciones y aclaraciones, solo se tiene el término de la ejecutoria para poder solicitarlo (artículos 285 y 287).

Si ud, antes de la presentación de la cuenta de cobro hizo alguna de estas solicitudes y ya tiene el auto, lo presenta como un anexo. Pero si la solicitud se realiza durante el periodo de espera del pago, ud deberá radicar el oficio que emita el Despacho, con un alcance a la cuenta de cobro ante la entidad.

Actualmente las entidades no tienen en cuenta cuando el fallo dicta que la responsabilidad es SOLIDARIA, por lo cual debe cobrarse en partes iguales a cada una de ellas, presentando una cuenta de cobro completa en cada Entidad.

Cuando hay condenas en abstracto siempre versan sobre los perjuicios materiales y debe iniciarse un incidente dentro del término legal, por lo tanto este tendrá una ejecutoria diferente y se tendrá que presentar cuenta de cobro independiente, a menos que haya esperado a tener todo, en cuyo caso perderá parte de los intereses sobre el resto de la sentencia que ya estaba ejecutoriada.